КОНТРОЛЬ В УПРАВЛІННІ. Вимоги та типові помилки

Управлінський контроль — одна з основних функцій керівника, мета якої — кількісна і якісна оцінка праці та облік результатів роботи організації. Контроль виступає одним із головних інструментів розвитку організації. Без нього неможливий управлінськийпроцес. Контроль — це обов’язкова функція менеджменту, завершальна стадія управлінського процесу, що відіграє роль поєднувальної ланки між керівною й керованою системами.

Як контролювати? Основні вимоги до контролю

Для того щоб контроль керівництва був ефективним і коректним, він має відповідати певним вимогам. Так, фахівці з управління (Віталій Рульєв, Світлана Гуткевич) визначають, що контроль має бути:

  • усеохопним, тобто утримувати в полі зору основні сфери діяльності організації зовнішню ситуацію та внутрішні процеси. Але це не означає, що контроль має бути тотальним із фіксуванням усіх подій в організації. Необхідно домагатися науково обґрунтованого підходу, який дозволить отримувати повну й об’єктивну інформацію. До його здійснення необхідно залучати весь колектив та максимально розширювати повноваження співробітників;
  • постійним і оперативним, тобто його мають здійснювати постійно з певними інтервалами часу й обов’язково своєчасно або з деяким випередженням для усунення виявлених недоліків;
  • об’єктивним і неперервним, щоб висновки контролерів були аргументованими, спиралися на достовірні факти, установлені за допомогою доказів і свідчень, а сам процес контролю було організовано постійно;
  • масовим і гласним, що передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи й усіх працівників організації;
  • дієвим і плановим, тобто за результатами контрольних перевірок мають вживатися заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків. Плановість необхідна для уникнення і зайвого контролю, і безконтрольності за окремими видами діяльності або працівниками;
  • мати кінцеві результати, тобто контроль розглядають як засіб досягнення мети;
  • гнучким, тобто контроль має бути тісно пов’язаний із плануванням, системою управління, зі змінами в структурі організації, інакше він буде запізнілим і недієвим;
  • орієнтованим на людину, що передбачає не лише об’єктивність контролю, але його доброзичливість, виключення будь якого стеження за людиною, наявність якого суттєво може погіршити морально-психологічний клімат у колективі;
  • економічним, тобто користь від контролю має перевищувати витрати на його проведення. Через це необхідно скоротити до мінімуму всі пов’язані з контролем витрати на технічні засоби, збирання, опрацювання та зберігання інформації.

Помилки контролю й опір персоналу

Люди — невід’ємний елемент контролю, як і всіх інших стадій управління. Тому, розробляючи процедури контролю, управлінець має зважати на поведінку людей. Звичайно, контроль безпосередньо впливає на поведінку. Керівники часто навмисно роблять процес контролю прозорим, явним, щоб вплинути на поведінку співробітників і примусити їх спрямувати зусилля на досягнення мети й завдань організації.

Ідея, що взята за основу бажання зробити процес контролю наочним і видимим, полягає не в тому, щоб зафіксувати помилки або шахрайство, а в тому, щоб запобігти їх. Управлінці сподіваються, що співробітники, знаючи про те, що контроль є, і ефективний, свідомо намагатимуться уникати помилок, безвідповідальних учинків тощо.

А це дозволяє максимально зближувати реальні результати з бажаними. На жаль, хоча більшість керівників добре знає про те, що процес контролю може бути використано для здійснення позитивного впливу на поведінку співробітників, дехто забуває про спроможність контролю спричинити ненавмисні зриви в поведінці людей.

Ці негативні явища часто стають побічними результатами дії системи контролю.

Сам факт вимірювання результатів впливає на поведінку людей, роботу яких контролюють. Коли керівництво вимірює результати роботи підлеглих, воно запускає ланцюжок пізнавальних і мотиваційних ефектів. Підлеглі прагнуть інтерпретувати показники, що визначають найважливіші аспекти їх роботи.

У деяких дослідженнях підтверджено тенденцію співробітників усіляко підкреслювати роботу в тих сферах, де проводять виміри якості, і нехтувати тими, де таких вимірів не здійснюють.

Цей тип поведінки називають поведінкою, орієнтованою на контроль.

Управлінцю необхідно ретельно спроектувати систему контролю з урахуванням подібних ефектів, інакше вона буде
спрямовувати співробітників на те, щоб мати добрий вигляд під час проведення контрольних вимірів, а зовсім не на те, щоб досягти мети організації.

Майже будь-яке позитивне починання або дія за неправильного підходу може призвести до негативних наслідків. Контроль — не виняток. Кілька типів помилок контролю можна назвати класичними через те, як часто їх припускаються. Кожному управлінцю варто звернути увагу на такі помилки, щоб зробити контроль дієвим та ефективним інструментом у роботі закладу.

Типові помилки під час контролю співробітників

  1. Контроль без розуміння суті контрольованого процесу
    Складно контролювати процес, який керівник не розуміє. У такому випадку краще делегувати контроль фахівцям у цій сфері.
  2. Контроль, обмежений інцидентами
    Ви контролюєте лише помилки працівника і за першої нагоди вказуєте на них? Жодна нормальна людина не витримає, якщо ви будете її лише «діставати». Контроль має бути системним, але не надто щільним. Не «тягніть» співробітника між контрольними точками і не забувайте відзначати цікаві й нестандартні рішення в його роботі.
  3. Тотальний контроль
    Постійний і повсюдний контроль кожної дії й кожного пересування співробітника ― теж неефективно. Працівники почуватимуться «під ковпаком», що суттєво знижує мотивацію та продуктивність. Тотальний контроль за роботою колективу, який не дозволяє співробітникам зробити і кроку, звичайно, вбиватиме будь-яку самостійність та ініціативність.
  4. Формальний контроль
    Якщо ви лише погрожуєте: «знайте, я все перевірю», але не робите насправді нічого, не чекайте віддачі від такого «контролю». Без конкретних вимог і заходів він не працює.
  5. Безособовий контроль
    Дуже часто, намагаючись організувати контроль, керівник не диференціює підлеглих, а контролює всі відділи й департаменти за одним показником. Це може бути кількість відпрацьованих годин, або кількість часу, проведеного за комп’ютером. Варто розуміти, що кожен співробітник виконує певний обсяг завдань, і рівень продуктивності на різних посадах буде відрізнятися.
  6. Несистематичний контроль
    Трапляється, що керівник, виявивши бажання контролювати дії співробітників, робить це нерегулярно. І не тому, що він хоче досягти результату завдяки ефекту раптовості, а через забудькуватість. Виходить орієнтовно так: триває звичайна робота, але раптово з’являється начальник і вимагає звітів і пояснень щодо тих чи інших проектів. Контроль, який здійснюють епізодично, час від часу, призводить до дезорієнтації співробітників, а це спричинює ще більшу кількість помилок.
  7. Вибірковий контроль
    Особливо пильний контроль за роботою співробітників одного конкретного відділу. Це вкрай демотивує діяльність цього підрозділу й підриває засади взаємодії між підлеглими і керівником.
  8. Прихований контроль
    Найчастіше ведення прихованого контролю свідчить про недовіру керівництва. Співробітник рано чи пізно дізнається про такі спостереження, що однозначно негативно позначиться на його ставленні до роботи і керівництва. Контролювати працівників приховано має сенс, щоб налагоджувати процеси, впливати на мотивацію невправних співробітників, стимулювати їх до праці. Дізнавшись про приховане спостереження, працівники будуть демотивовані.
  9. Контроль без зворотного зв’язку
    Проведення контролю передбачає, що підлеглі дізнаються про його результати. Але не всі керівники із цим згодні. Багато хто робить висновки, не оголошуючи результатів, про які можна лише здогадуватися. Коли в контролі за роботою співробітників немає зворотного зв’язку, складно зрозуміти його ефективність, оцінити її та знайти ефективні способи поліпшення контролю.

Використані джерела

  1. Рульєв B. A. Менеджмент: навч. посіб. / B. A. Рульєв, C. O. Гуткевич. Київ: Центр учбової літератури, 2011.
  2. Что контролировать: результат или процесс? URL: https://delovoymir.biz/2016/04/22/chtokontrolirovat-rezultat-ili-process.html (дата звернення: 15.02.2019).
  3. 6 распространенных ошибок в контроле персонала. URL: https://yaware.ru/blog/6-rasprostranennyih-oshibok-v-kontrole-za-rabotoypersonala/ (дата звернення: 16.02.2019).

Автор: Євген ШЕВЧЕНКО, консультант у сфері управління персоналом, м. Київ

Share This