Технологічні засади написання прес-анонсу, прес-релізу

Освітні заклади проводшь значну кількість заходів різного рівня: районного, обласного, міжнародного. Проте не завжди важливість проведення цих заходів усвідомлюється.

А отже, зусилля організацій у сфері паблік рілейшнз необхідно спрямовувати на висвітлення діяльності в засобах масової інформації, оскільки вони мають значний вплив на свідомість людей. Співпраця зі ЗМІ буде ефективною, якщо вона ретельно спланована, систематична й неперервна.

Процедура  написання прес-анонсу

 Для того щоб подію в організації гідно було висвітлено в засобах масової інформації, потрібно звернути увагу на специфіку їхньої роботи.

Інакше кажучи, потрібно«прийняти умови гри» журналістів і редакторів. Спочатку редакції ЗМІ мають довідатися про подію, зокрема: про те, що вона відбудеться.

Організація  повинна  зацікавити  ЗМІ своєю подією, тому необхідно поінформувати про цей захід заздалегідь за допомогою прес-анонсу.

Ринкові умови змушують освітні установи використовувати весь спектр маркетингових заходів, що забезпечують їх позиціонування на ринку, підвищення конкурентоспроможності , серед яких провідну роль відіграє корпоративний імідж.

Прес-анонс має виглядати не просто як оголо­ шення, а як анонс: потрібно конкретно повідо­ мити редакторам і журналістам не лише про час і місце події, а й про її мету і зміст.

Крімтого, прес-анонс слід писати так, щоб його сприймали як газетну замітку про майбутню подію організації. Багато редакторів справді є зацікавленими в тому, щоб поінформувати своїх читачів про заплановану подію .

Отримавши професійний прес-анонс, дехто може надрукувати його у своїх газетах як пові­ домлення про майбутню подію, але за умови, що текст виглядатиме як cmammя. Тому необ­ хідно спробувати полегшити редакторам їхню роботу - написати про свою подію так, щоб повідомлення було складене як готовий до газетної публікації матеріал.

Мистецтво  написання  прес-анонсу  полягає в тому, щоб «заінтригувати» журналіста. Укла­даючи прес-анонс, варто зазначити найціка­віші моменти майбутнього заходу, але не роз­кривати їх.

Прес-анонс  -    це  своєрідна інформаційна «наживка». на яку має «клюнути» преса. Особ­ливу увагу у прес-анонсі варто приділити умо­вам роботи преси, зазначити організаційно­ технічні деталі роботи журналістів (зазвичай про це пишуть укінці прес-анонсу).

Наприклад:

  •  «Вхід для преси вільний. Місця для жур­налістів -4-й ряд сесійної зали».
  • «Прес-конференція відбудеться в сесіній залі облради. Вхід для представник1в ЗМІ - за акредитаційними посвідченнями прес-служби облради».
  • «Особа, відповідальна за проведення прес-туру, -  прес-секретар  організації п. Юрій Дяченко. Відповідальність за тех­нічне забезпечення роботи журналістів під час прес-туру покладено на секретаря орга­нізації п. Валентину Мороз». Прес-анонс повинен бути обов'язков компонентом медіасупроводу будь-яко подїї (заходу).  Потрібно «привчити»  журналістів і редакторів до того, що про кожну свою цікаву подію організація обов'язково повідомлятиме їм у своєму прес-анонсі. Так оранізція забз­печить належну увагу ЗМІ до всіх своїх заходів.

    Кому і як потрібно надсилати прес-анонс?

    Готовий прес-анонс потрібно надсилати таким адресатам:

    1. Редакціям місцевих ЗМІ (газет. радіо та телебачення). Матеріал доцільно поширити електронною поштою: уграфі«Subject» («Тема») потрібно написати: «Для головного редак­тора - ПРЕС-АНОНС»

    Окрім того, прес-анонс слід надіслати до тих самих редакцій на особисті електронні адреси журналістів які пишуть статті, тематика яких відображає специфіку діяльності орган1зації. Йдеться про тих журналістів, які вже кілька разів продемонстрували свою зацікавленість у діяльності організації, про тих, то постіно відвідує її заходи (ось чому в медіакарті прес­-секретаря або РR-менеджера повинні бути най повніші контактні дані про цих «добровільних інформаційних партнерів»).

  • 2. Штатним власним кореспондентам все­ українських ЗМІ «у ... ському регіоні та об­ ласті». Це ті журналісти. які. працюючи на ставку, скажімо. у редакції центральних газет. живуть у певному обласному центрі й отри­ мують з І<иєва журналістську заробітну платню саме за постачання регіональної інформа­ ції. Це ідеальний варіант співпраці!

з одного боку, організація полегшує журна­ лістові його роботу- подає йому готову інформацію  про регіональну  подію.

з іншого - вдячний власкор через все­ українське  видання  оприлюднить інформацію вже не для кільканадцяти тисяч, а для сотень тисяч читачів. А це саме те. що потрібно організації.

  • 3. Позаштатним кореспондентам всеукраїн­ських ЗМІ. Це ті професійні журналісти, які працюють для своєї обласної чи міської газети й водночас «позаштатна» дописують досталич­ ного видання, скажімо, «Дня» або «Дзеркала тижня». Як «вирахувати» таких журналістів поіменно? Дуже просто: необхідно запросити будь-якого приязно налаштованого журна­ліста на каву, і він відповість на це запитання. Світ преси тісний: справжні професіонали масмедіа завжди знають, «хто є хто» у певному обласному центрі, незалежно від того, де саме вони живуть-у малому чи у великому місті.
  •  4. Інформаційним агенціям. Організація має звернути увагу на таку важливу «дрібничку»: анонс про  подію,  опублікований, наприклад, в одному з інформаційних пакетів інформа­ ційної агенції «Контекст-Медіа». відразу стає предметом уваги всіх засобів масової інформації України, а також іноземних масмедіа, тобто опи­нився в центрі уваги.
  • 5. Інтернет-порталам, що мають власні «стрічки новин». Більшість газет послуговуються Інтернетом як постійним і надійним джерелом інформації. То чому ж не«підкинути» редакторам і журналістам пові­ домлення про події організації через Всесвітню веб-мережу? Прес-секретареві або РR-менеджеру громад­ ської організації важливо завжди мати «під рукою» список електронних адрес і номерів факсів редакцій, окремих журналістів, власко­ рів національних видань, інформаційних аген­ цій та Інтернет-порталів - те, що в професій­ ному РR-лексиконі називають медіакарmою.  Технологічні особливості написання прес-релізу

Прес-реліз - один із способів поширення інформації через ЗМІ.  Прес-реліз  пишуть і розповсюджують тоді, коли виникає нагальна потреба оперативно й ши­роко поінформувати населення через ЗМІ щодо певної події, новини тощо.

Якщо організація висвітлює новину (скажімо, оприлюднює результати певних досліджень). то вона може повідомити про це у прес-релізі, надіславши його таким адресатам:

  •  редакціям місцевих ЗМІ (на адресу головного редактора та «тематич­ ного» журналіста або завідувача відповідного відділу);
  • штатним власним кореспондентам всеук­ раїнських ЗМІ, позаштат­ ним кореспондентам всеукраїнських ЗМІ;
  • інформаційним агенціям;
  • на Інтернет-пор­ тали, що мають власні«стрічки новин».

Якщо в організації відбувається надзви­чайно важлива подія, то прес-реліз потрібно підготувати заздалегідь. Цей документ вклада­ють до прес-пакетів, які роздають журналістам перед початком події.

Зауважте: після закінчення поді їуточнену електронну версію прес-релізу негайно надсилають усім адресатам, перерахованим вище.

Перед початком заходу необхідно роздати жур­налістам прес-реліз (у прес-пакетах).

Потрібно наголосити, що, повернувшись до редакції, у редакційній скриньці електронної пошти журналісти знайдуть уточнену елек тронну версію прес-релізу.

Дуже важливо передати прес-пакети й пере­слати електронну версію прес-релізу до тих місцевих редакцій, які з певних причин не змогли відрядити на прес-конференцію своїх журналістів.

 Від чого слід відштовхуватися, готуючи прес-реліз?

 Аксіома 1: редактори газет. теле- та радіоком­ паній завжди мають гостру потребу у свіжій інформації.

Висновок: необхідно надати їм цю інформацію у вигляді прес-релізу.

Аксіома 2: інколи новина або подія не потрап­ляє на сторінки видань за браком часу для під­ готовки матеріалу або за браком детальнішої інформації.

Висновок: варто полегшити репортерам і редак­торам їхню роботу - написати матеріал за них і«подарувати» його редакції увигляді прес-релізу.

Структура прес-релізу 

Текст прес-релізу -  це готова до друку стаття в тому вигляді, в якому організація хоче її побачити на газетній шпальті(за винятком заголовку).

Заголовок прес-релізу- це складне речення, що розкриває суть прес-релізу. Завдання орга­нізації написати заголовок так, щоб редак­тор, узявши прес-реліз до рук, відразу зрозумів, про що йдеться в цьому матеріалі.

Приклад невдалого заголовку прес-релізу: «Нова жіноча ініціатива».

Приклад вдалого заголовку : «Сесія міськради розглянула й ухвалила програму «Щасливе дитинство», яку ініціювали жіночі організації нашого міста».

Перший абзац - так званий «лідер-абзац» (його ще називають «вріз» або просто «лід» - від англійського «lead» - ((провідний»).

Завдання лідер-абзацу - передати головний зміст події коротко, 3-4-ма реченнями. Це найкоротший виклад усього, про що організа­ ція хоче розповісти у своєму прес-релізі (така собі «мікростаття»). «Вріз» має цією інформа­ цією відповісти на запитання: Хто? Що? Копи? Де? Навіщо?

Далі у прес-релізі подають усі деталі й обста­вини події: починаючи від головних, посту­пово переходять до другорядних. Викладати їх необхідно так. щоб, якщо потрібно, можна було скоротити матеріал, редактор міг «підрі­зати» матеріал саме з кінця. Текст має бути написаний легкою і простою мовою, корот­кими реченнями (не більше. ніж по 12-13 слів кожне).

Необхідно уникати порожніх фраз і прописних істин назразок: «Усім відомо, що проблема безробіття в Україні нині є однією з найскладніших соціальних проблем держави». Якщо це всім відомо, то який сенс витрачати на це друкар­ську фарбу та місце на шпальті?

Дуже важливо пам'ятати про ще одну особли­ вість прес-релізу. Не потрібно писати «від себе». необхідно викладати інформацію від імені журналіста, з погляду редакції видання (програми  чи агенцїї).

Навіть якщо організація поширюватимете прес-реліз під час події, про яку повідомляє (наприклад, під  час  прес-конференції),  то в тексті необхідно писати про неї в минулому часі - як про факт, що відбувся. Тобто так, як висвітлюють подію вже в газеті.

Це означає: перед початком прес-конферен­ції журналісти отримують прес-реліз, у якому повідомлено. що прес-конференція вже від­ булася. і наведено витяги з виступів допо­ відачів. Саме так. і тільки так. Це світовий медіа-стандарт.

І нічого страшного, якщо хтось із доповідачів, зазначених у розданому журналістам прес­ релізі, не прийшов на прес-конференцію. Журналіст або редактор просто викреслить прізвище та цитату з виступу цієї особи.

Справа у тому, що представники ЗМІ розгля­дають прес-реліз як гнучкий інформаційний інструмент, який вони використовують на власний розсуд: його можна «підрізати». дописати, змінити в ньому заголовок, додати до нього коментар або власні спостереження тощо.

 Про прес-реліз у запитаннях і відповідях

Яким має бути обсяг прес-релізу?

Оптимальний обсяг -1-1,5 сторінки. макси­ мальний - 2 сторінки. І не більше.

Як оформити прес-реліз?

Редакційна практика використання інформа­ційних матеріалів виробила певні вимоги та стандарти до оформлення прес-релізів. Завжди потрібно їх дотримуватися, і тоді прес-релізи досягатимуть найвищої інформаційної ефек­тивності, їм завжди приділятимуть особливу увагу.

На аркуші паперу формату А4 потрібно вста­новити поля тексту: ліве -   зо мм, праве та верхнє - по 15 мм, нижнє - 30 мм. Текст прес-релізу можна друкувати лише з одного боку аркуша.

У правому верхньому куті зазначають назву організації, її поштову адресу та номери телефонів. На тому рівні ліворуч належить розмістити логотип або емблему.

Трохи нижче посередині аркуша пишуть жир­ ним шрифтом: ПРЕС-РЕЛІЗ. Цей напис потрібен для того, щоб редактор з першого погляду вирізнив прес-реліз у стосі «макулатури» на своєму столі.

Нижче зліва необхідно зазначити «часові межі». Це своєрідне прохання до преси опублікувати прес-реліз протягом певного терміну.

З правого боку потрібно зазначити контакти: (під цим словом подати прізвища, імена, назви посад і номери телефонів працівників, які були безпосередньо причетними до написання цього прес-релізу та можуть дати редакторові або журналісту додаткові пояснення).

Через два інтервали нижче від цих написів - заголовок (жирним шрифтом Тimes New Roman, розмір-12), а після нього, також через подвійний інтервал, -текст. Текст прес-релізу належить скласти на комп'ютері простим прямим Тimes New Roman шрифтом, розміром 12 (якщо передавати прес-реліз факсом, то варто встановити більший розмір шрифту-13).

Рядки тексту потрібно складати через півтора інтервали, а абзаци -  через два інтервали. У кінці першого аркуша (посередині у дужках) необхідно обов'язково позначити перехід на наступний аркуш. У кінці тексту (нижче й посередині) обов'язково ставлять три зірочки - символ, що означає закінчення тексту: *** У західній журналістиці інколи замість зірочок послуговуються знаками ###.

Якщо інформації більше?

Решту інформації убудь-якому обсязі можна викласти у вигляді окремого додатка до прес-релізу. Назвати цей додаток можна про­ сто: «Інформація для преси». І якщо редактор захоче зробити з прес-релізу більшу й повнішу публікацію, то на власний розсуд вибере з цього додатка все, що йому потрібно для повноти та ілюстративності майбутнього  матеріалу.

Як проілюструвати прес-реліз?

Щоб проілюструвати майбутню публікацію, можна додати до прес-релізу не менше з-х фотографій із різними сюжетами. Наявність фотографій або інших ілюстративних матеріа­лів збільшує шанс прес-релізу на опублікування у півтора-два рази.

Усі фото мають бути кольоровими, надрукова­ними на глянсовому фотопапері. Мінімальний розмір відбитків 10 х 15 см. Усі фотографії потрібно вкласти до прозорої папки.

На звороті кожного фото необхідно наклеїти папірець-анотацію, в якій детально описати сюжет, тобто відповісти на запитання: хто?, що відбувається?, де?, коли?, за чиєї присутності?

Портретне фото певної людини в анотації повинне супроводжуватися ім'ям, по батькові та прізвищем, офіційною назвою посади (звання, титули) тощо.

Особливості поширення прес-релізу

Варто визначити коло видань, серед яких доцільно поширити прес-реліз. Зазвичай прес-реліз поширюють електронною поштою. До тих редак цій, які непослуговуються електронним зв'язком, цей документ надсилають факсом.

У такому разі на верхньому правому полі першого аркуша обов'язково потрібно написати, кому призначено прес-реліз(редакторові відділу новин Куделі, головному редакторові Симоненку, журналістові Петренку). Якщо матеріал з'явився на газетній сторінці, потрібно обов'язково зателефонувати до редакції і подякувати: це перший крок до публікації наступного прес-релізу.

 

Наталія ШПИГ, кандидат педагогічних наук, м. Суми

газета «Управління освітою» № 2, 2017